雙向橋

壹、採編組回覆光電所「建議調整圖書採購流程」

１．建議一：建議圖書館估價，系所再審核是否購買

答：如果所有系所都要求這麼做，那麼採編組所做的工作，就會大部份成為虛工，因為系所可能隨隨便便提提書單，圖書館就得拼命地進行書目查核及轉檔工作，結果更可能因為系所經費不足或其他原因而取消購買，如此一來，館員的辛勞就只有付之流水了，更糟的是，館員得進行這些僅僅只是估價但卻不買的圖書書目檔的清檔工作 。

圖書採購工作，除了查詢既有的書目館藏外，尚須查核訂購中的書目，而訂購中的書目必須先轉載至系統中，因為人工無法記得哪些書是屬於正在採購中的。因此，採購前館員得先建檔，再產生擬購書單。如果擬購書單再經系所增刪，圖書館又得再清理系統一次，將不訂購記錄刪除，光是書單處理，就已經是耗時又浪費人力了。

館方建議：各系所應有健全的圖書預算制度，在自己的購書額度內，提出請購書單，並標明採購優先次序，利己又利人。各系所有預算制，圖書館也樂意協助各系所進行圖書購買經費之控制。

２．建議二：希望統一於每學年下學期二月份提出書單

答：二月份提出書單無法在該會計年度內支用經費，勢必支用下一會計年度經費，如果系所願意出具公文並上簽校方，保證下一會計年度絕對支付款項，本組樂意配合辦理。

館方建議：如果各系所能夠及早準備書單，十月份只是該會計年度經費支用的截止期限，如果系所要在七月份提出書單並提出請購單，館方自然可以早些發出訂單。

３．建議三：希望告知驗收金額

答：自本年八月起，本組已於每月月初將上個月經費支用情形，告知系所。

４．建議四：希望免除系所查核複本工作

答：

　1.購買圖書理應是為了閱讀該書，目前網路使用方便，各系所可很方便地查詢並獲知該書本校是否已有館藏。

　2.圖書館的人力有限，如果系所都不查核複本，漫提書單，將嚴重耗費圖書館資源，進行無意義的工作。

　3.各系所師生是閱讀該單位購買圖書的主要讀者，對於圖書館館藏應該知之甚詳，在申請購買圖書之時，也較為容易判斷該書是否已有館藏。

貳、期刊組回覆光電所「建議調整圖書採購流程」

問題：建議調整並統一各類圖書（含期刊）採購流程之各階段時程，以便各系所可確實掌控預算之編列。

答覆：
　　一、期刊採購之經費預算依往例（今年除外）約在九月中旬左右會確定通知各系所。今年因國科會不再代訂期刊，各校所有國科會代理之期刊全轉由國內外代理商，致使代理商在突然新增太多期刊的情況下，無法如期完成預估作業。明年以後，本組會儘量設法讓預算在九月中旬前完成並通知各系所。

二、目前各類圖書期刊有不同的推薦期限是依各類資料類型的不同作業需求而訂，如統一改在二月左右，對圖書館而言，當然是比較方便，但對各系所可能二月就要提隔年的期刊會覺得太早，而且大部份季刊型的期刊當年份尚未到刊，對於新訂的期刊還無法確定內容是否值得繼續訂購。

三、圖書館目前會將驗收後的期刊發票影印分送各系所是依八十二年的圖書委員會委員建議辦理。

館長綜合補充

一、全世界所有書商的定價或標價都有「定價僅供參考，我們保留隨時調整價格，並且不預先通知的權利」的但書，因此對控制預算而言，提早一個學期提出書單（包括期刊）並沒有實質上的好處。而且當書款支付有跨越會計年度的情形時，還會有上個會計年度所訂購的書，下個會計年度還認不認帳的問題（比方說主管換人，或甚至於只是圖書委員換了人），如果有所反悔，不但衝擊圖書館工作人員的工作負擔、工作情緒、工作效率，而且傷害到
學校對書商的信用。

二、本校圖書館正式人員加約聘人員（本館是零位）的人數是居於全國最低的少數學校之一，全部只有十七位。系所已經體會查核覆本是一件耗費時間、人力的事，可見如果全部集中到圖書館來做的話，圖書館編制再擴充一倍，相信仍是力有未殆，尤其是如果漫開書單的情形發生的話。

三、本館的圖書、期刊採購訂閱流程均經過圖書管理座談會充分討論，並不全然是本館自訂的。

84年11月20日