資訊時代圖書館對自動化系統的期待
朱碧靜、林麗芳
壹、從參考的角度（朱碧靜）
甲、現況及問題
根據本館自動化系統使用經驗，並以電話訪談國內大學、學院及專科學校圖書館自動化系統使用經驗﹐歸納目前現況及問題如下：
一、系統未整合
現有多數系統之主要功能除了技術服務作業模組外﹐在讀者服務方面﹐主要提供館藏書目查詢、流通功能等﹐未能真正整合資訊時代圖書館提供之全方位服務功能﹐如：線上申請圖書館各項服務項目之使用（例如：館際合作申請單、書刊推薦單、教師指定參考書申請、研究小間申請使用等）﹐查詢光碟資料庫、期刊目次、線上資料庫等。換言之、使用者必須經由不同界面（或人工﹐或電腦作業）﹐熟悉不同作業系統﹐瞭解不同資訊檢索管道﹐方能完整地進行資訊搜尋工作。二、功能不完全
各館使用之系統﹐普遍有模組功能尚不完全的問題﹐例如有些系統缺乏教師指定參考書、電子郵件通知逾期、期刊目次、經費控制及統計功能等。三、需求不符合
各館有其特殊作業需求﹐部份現成系統功能﹐無法配合需求﹐提供服務功能。廠商多要求必須再付費﹐才能另行開發或提供新功能。四、作業未簡化
部份系統為達成自動化作業功能﹐必須進行較人工作業更繁複的作業程序﹐加重館員負擔﹐影響該模組之使用。乙、因應之道
一、系統與套裝軟體並存
因系統未能解決作業需求功能﹐館員自行利用其他軟體工具﹐如：Excel、 Dbase 等﹐協助作業之進行。二、www連結各資訊系統
www以其超媒體連結及界面程式功能﹐可用以整合圖書館目前各自林立的資訊服務系統﹐不僅提供使用者一個較具親和力的圖形界面，並節省使用者出入不同資訊檢索系統的時間﹐免除記憶不同連線方式或位址﹐允許使用者擁有「一次購足」的服務空間﹐提昇讀者資訊系統使用的滿意度。目前國內外圖書館已有若干作法﹐茲舉例介紹之。1. 連結各種線上資料庫：
將目前各種收費、免費或提供試用之線上資料庫﹐置於同一界面﹐除介紹資料庫內容外﹐並提供直接連結功能﹐一方面方便讀者連線檢索﹐免除記憶各式資料庫位址﹐另一方面提供讀者「菜單式」選擇功能﹐有助各種線上資料庫的推廣使用。例如：淡江大學圖書館在資訊檢索系統下﹐臚列收費性及免費檢索系統﹐詳見 http://www.lib.tku.edu.tw/online/online.htm﹐ 圖示如下：圖一另外有些圖書館使用之自動化系統﹐尚未提供WEB版線上目錄查詢界面﹐亦可透過館內自行設計之全球資訊網站﹐經由 TELNET 直接連結該館線上目錄﹐例如：chicago university (http://www.lib.uchicago.edu/LibInfo/ Catalogs/Chicago/) 連結結果顯示如下畫面： 圖二 圖三
2.線上服務表件申請：
將提供讀者申請使用圖書館各項服務之各式書面表格﹐轉成線上格式﹐除了避免因人工書寫、字形辨識不易外﹐並可再利用讀者輸入之電子資料﹐減少重複建檔工夫。比較常見的是館藏資料推薦單﹐如：清華大學圖書館 http://www.lib.nthu.edu.tw/setvices/acq_cat/recommend/form2.html﹐ 圖示如下： 圖四
其他如館際互借申請單﹐見中央大學圖書館http://www.lib.ncu.edu.tw/ acl/coo.html﹐詳如下圖： 圖五
還有教師指定參考書單﹐如：清華大學圖書館 http://www.lib.nchu.edu.tw/services/ref/reserve/list.htm﹐ 如下圖： 圖六
三、流程再造，物盡其用
既用之﹐則安之。圖書館應瞭解系統各模組詳細功能及限制﹐考慮配合系統設計﹐更改人工作業流程並思考既有人工作業方式之合理性﹐如此﹐資訊科技的運用﹐才能真正發揮效益。根據文獻上若干個案研究顯示﹐過去利用資訊科技解決企業問題的方法﹐並沒有真正革新企業﹐許多企業投資很多經費在資訊科技上﹐得到的結果只是將不合理的作業程序﹐進行的更快而已。
四、顧客導向的品質標準
服務無窮﹐人力有限﹐"do the right thing" is better than " do the things perfectly"﹐圖書館應進行圖書館使用及使用者研究﹐瞭解圖書館各項服務被利用的情形﹐（如：www上可加掛統計功能）﹐另外應分析目前使用者的資訊需求以及預估未來的使用需求﹐並根據研究結果﹐藉以規劃整體服務目標及服務項目。丙、未來展望
對於眼前圖書館自動化系統的諸多問題，我們嘗試以實用的角度，提出一些我們的期待與希望，而且為了讓我們的希望不至於成為一個虛無飄渺的期待，這裡所提出來的，都是一些比較可行，或者說是一些我們認為以目前的科技應該可以解決的問題。
貳、從期刊及電子資料利用的角度（林麗芳）
一、整合系統
圖書館要求一個整合的系統已經談了很久了，原本大家所談的整合系統是圖書期刊的採購、編目、流通、查詢與圖書館行政處理等作業的整合系統，但是我們這裡所談的整合系統是資料的整合，因應資訊時代的需求，越來越多非書資料進入圖書館，如電子書、電子期刊、多媒體光碟、影碟、音碟、磁碟及傳統的錄音帶、錄影帶等，圖書館的資料已經不再單純僅只是書與期刊，對於這麼多樣性的資料，原本單純的書目記錄方式已經無法滿足，對於查詢系統僅能夠單純用書目顯式的方式，也無法滿足讀者與資料本身的需求，現在讀者要的是有影音的資料，能夠有影音索引的功能，對於電子資料能夠有超鏈結（hyperlink）的功能，對於這方面的需求，我們現有的系統實在還有待加強。二、完整功能
在現有自動化系統上，各系統所能提供的功能大都僅只限於圖書館本身作業的自動化，極少部份的功能是著眼於讀者服務，以目前科技網路的迅速發展，越來越多的讀者要求在網路上提供服務，而且更多的參考服務是要求在線上完成的；以各圖書館在WWW網頁上所提供的資訊而言，書目查詢僅只是它的一小部份，網頁上內容有更多的服務與現有自動化系統是不相聯結的，例如：期刊目次檢索服務、電子期刊、專題選粹服務(SDI)、館際合作、圖書介購、光碟查詢等，這些服務所提供的內容與圖書館的館藏、讀者記錄有關，可是現在卻都各自獨立在外，以筆者個人認為，讀者判定一個圖書館的好壞，是取決於讀者服務的好壞，尤其是參考服務的好壞，所以，一個完整的自動化系統也應該要把參考服務的諸多功能涵蓋進去，而不僅只是圖 館的一些技術服務的自動化而已。三、單一界面
電腦硬體設備及記憶體容量的技術的不斷改進，讓圖書館自動化的系統打破原來的純文字模式的藩籬，圖形界面的方式不但讓自動化系統可以活潑生動，而且原本受限於文字模式，許多無法展現的功能，更可以透過圖形界面得到很好的解決方式，可是我們原有的自動化系統卻又不是在這種圖形界面上發展，於是圖書館就面臨到需要在不同平台上互相切換的問題，以目前WWW 界面而言，幾乎將圖書館的各項服務都呈現，但是，在這樣一個界面下，圖書館原有的自動化系統卻受限於本身架構上的問題，無法完全轉換過來，於是當圖書館員要做圖書採購、編目的工作時，仍然要用一般 telnet 的方式，當須要用到WWW 上的資料時，又要轉換到 WWW的界面上，當要查詢光碟資料時還得轉換到光碟資料的查詢界面，這樣在不同界面的切換，的確造成作業上的困擾。所以，發展一個單一界面、功能完整的自動化系統的確是有它的必要性。
四、結論
因應資訊時代快速變化的需求，圖書館的角色、服務型態、服務內容也都不斷的跟著改變，以往我們對自動化的需求可以說僅只是書目的自動化，作業流程的自動化，但是現在我們面對的環境，更多的需求是讀者服務的自動化，當圖書館的整個功能運作因為讀者的需求而做改變時，以銷售圖書館為對象的自動化系統應該要跟著改變，這是客戶的需求。而在改變的過程中，架構在原有系統上的修改，及功能的新增是否就能夠滿足圖書館的需求，需要廠商去仔細衡量，當然更需要圖書館界提出需求。以目前整個社會的服務型態已經改變，講究的是客戶需求、客戶導向，業者應該要用更宏遠的眼光來設計系統，否則，永遠只停留在圖書館要這個，改這個，要那個，改那個的作業模式下，整個系統實在很難有一個很好很完整的發展。（URICA 圖書管理作業系統使用者聯合會第七次會議演講稿）
【後記】
五月廿七日URICA自動化系統使用者聯合會第七次會議在台中師範學院舉行，主辦單位邀請我做一個演講，在卻之不恭的情況下，答應了下來，並且先粗略的訂了一個題目：「資訊時代圖書館對自動化系統的期待」。後來學校另有任務交付，時間與該次會議相衝突，乃徵得陳館長的同意，由本館朱碧靜主任及林麗芳主任代表出席並做該主題之演講，演講內容授權她們兩位全權處理，本文就是她們演講的內容。因此除了題目是我訂的以外，其他都是她們的；雖然我們見解相通。副標題是我事後加上去的，以便使前後兩部分有所區隔。 （洪秀雄 補充）
