贈書業務之探討

朱碧靜、宋瓊玲

壹、  前言

 

圖書館藏是大學評鑑的指標項目之一，基於國內高等教育蓬勃發展，加上教育經費緊縮，贈書業務之拓展已逐漸受到重視。到底贈書業務對於圖書館的意義為何?圖書館在處理贈送業務時將面臨哪些問題?又該如何因應?本文將從文獻分析著手，探討相關贈送業務之論述，主要分成贈書業務之意義、類型、遭遇問題、贈書處理政策及使用評估等層面分別敘述之。

 

貳、贈送業務之意義

 

圖書館的贈送業務是圖書採訪的途徑之一，不論捐贈者對圖書館的贈予是屬於金錢或書籍資料，均能增加圖書館可利用之資源，此種非以營利為目的之行為，不僅是大眾對圖書館友好公共關係的具體表現，也隱含了捐贈者回饋社會的實質意義。^[[1]^]贈送是圖書館充實館藏的重要途徑，除了可以免費徵集資料，節省購書經費外，對於未公開發售及有價值的非賣品著作，亦須透過「索贈」向研究單位或作者個人索取^〔[2]^〕，因此，在圖書館的採訪計畫中，贈送工作是不應該受到忽視的。圖書館不論是主動要求索贈或被動接受贈與，通常基於以下情況考量來進行贈書業務^[[3]]：

(一)增加館藏量：

圖書館藏量的多寡是圖書館評鑑的一項重要指標，在購書經費有限下，頗多圖書館考量採取此一免費途徑，以廣募圖書。

(二)經費被大幅刪減：

由於出版品價格逐年上漲，圖書館購買能力日益降低，經費限制使得贈書在採訪工作上更形重要。

(三)回溯性館藏建立：

基於研究及學術上需要，對於已絕版資料，通常藉由索贈管道獲得。

(四)徵集未公開發行資料：

某些學術團體或研究機構所進行之實驗研究或發表之會議論文，並不對外公開發售，必須向該研究單位或作者本人要求贈送，而一些不經由營利性出版管道發行之灰色文獻，亦須透過索贈方式取得。

(五)有價值的私人收藏：

有些學者教授擁有非常豐富的私人藏書，尤其是文史方面的資料，由於年代久遠，往往不易徵集。在若干大學校園，教授在退休之際，常常會將私人藏書捐贈圖書館。因此私人收藏係圖書館發展特藏的重要來源。

 

綜合上述，可知贈送係增加館藏量、解決經費不足以及徵集灰色文獻及特色館藏的重要途徑，圖書館可透過請求贈送或捐款等方式來進行館藏的徵集。

 

參、贈送業務之類型及遭遇問題

 

就贈書的類型來分，主要可分成：請求贈送、自動贈送及捐款等三類，以下分別說明之：

(一)請求贈送：

圖書館基於節省經費或是無法購得的書、特殊主題的書籍，向出版者或出版機關或蒐藏者索贈。

(二)自動贈送：

由出版者或出版機關自動寄送，大部份來源為政府機構、學校單位、基金會居多。在大學圖書館中，師生或校友也會不定期自動贈送書刊給圖書館；公共或鄉鎮圖書館則多由政府編列贈送。

(三)捐款：

由個人或團體捐款給圖書館作為購書經費。

 

贈書雖然能為圖書館增加許多有價值的資料，與採購圖書相較，贈書的取得成本也較為低廉，但是「沒有一本贈書是完全免費的」。^[[4]]因為如同採購資料一般，贈書亦須處理及儲存成本，如University of Detroit Library 在其館藏發展政策中，明文表示須以空間及處理成本作為贈送資料之價值衡量。^[[5]]除了分編、圖書加工等處理與一般採購的資料無異外，有些贈書還須額外加以修補或經過特殊處理，才能上架借閱；尤其是一些自動贈送的資料，很可能不符圖書館使用需求，也必須花費人力從事挑選過濾及複本查核等工作，而對於不符需求之贈書，除了須提供足夠空間暫時存放外，亦須額外人力進行資料轉送或丟棄工作。上述種種情形，不僅增加贈書處理的複雜性，無形中亦間接提高贈書的成本。

 

贈送業務是圖書館充實館藏的來源之一，但因贈送來源難以掌握，以及贈送業務本身的不確定性，致使贈送業務也常衍生若干問題，以下是常面臨的問題：

(一)資料陳舊破損、期刊殘缺不全

(二)贈書是否列入館藏，難以取捨

(三)贈書資訊管道不易掌握

(四)贈書的品質無法掌握

(五)缺乏明確的贈書政策

(六)贈送工作的檔案記錄不易維護

(七)贈送業務不易推展

 

針對上述贈書處理之相關問題，圖書館應提出相關處理要點或辦法，以解決上述問題。歸納國外若干圖書館館藏發展政策中有關對贈書的政策，主要有以下幾項要點^[[6]]：

(一)擁有贈書完全處理權：對於陳舊破損、不具典藏價值的資料，可以全權處理、丟棄不用，以節省處理成本

(二)贈書選擇標準同一般採購圖書：可作為贈書是否列入館藏

的取捨標準

(三)不另架儲存：統一典藏方式，減少額外處理成本

(四)備謝函予捐書者：表示圖書館樂於接受贈書並對捐書者表

示感激之意

(五)鼓勵贈書：建立獎勵辦法，不僅有利贈書業務之推展，亦

有助贈書品質之提昇

 

總結而言，圖書館應把握贈書處理原則，才能使贈送資料具有意義，並避免整理或典藏需求性不高的贈書，以節省作業成本及處理空間。而贈書館員亦應瞭解圖書館的館藏發展目標，主動開發可利用資源，蒐集各種贈送資訊，適時舉辦勸募活動以招徠捐贈者的興趣，同時須與捐贈者或捐贈機構保持聯繫及維持良好關係，寄送圖書館文宣資料等，有助於公共關係的維繫。

 

肆、贈送政策之制定

 

由於圖書館多半無法預估贈書的範圍或品質，贈送業務很難事先規劃。因為可以免費獲得資料，有些圖書館對於贈書往往照單全收，未加選擇，此一做法不僅無益館藏發展，且造成處理無用資料的人力浪費。^[[7]^]雖然贈書是圖書館的重要資源，另一方面，贈書也可能不符圖書館館藏目標需求，加上贈書業務牽涉公共關係，因此圖書館應有一具體明確的贈書政策以玆遵行，^[[8]^]使得圖書館在推展贈送業務時於法有據外，亦可減少不必要之困擾。

 

贈送的書籍（尤其是自動贈送），圖書館常需照單全收，不僅耗費人力時間，對館藏的質量發展也未必有所助益。因此，圖書館在作業上應注意四項原則^[[9]]：

(一)必須保留對贈書的處理權

(二)必須按圖書館館藏發展政策選書

(三)考慮館內人力、空間、設備等，若無法處理，應予婉拒

(四)隨時注意贈書消息，以便索贈

 

鑑於贈送業務遭遇的困難，建議圖書館應建立贈送政策，以便館員在進行贈送業務時有所依據，此外亦可讓捐贈者對圖書館的贈書處理方式有所瞭解，而有助贈送業務的推動。一個良好的贈送政策應包括項目如下^[[10]]：

(一)圖書館將接受贈書的一般敘述

(二)敘述哪些項目圖書館可接受，哪些不接受

(三)對於贈送圖書收藏入館後的處理方式

(四)敘述不接受贈送圖書處理的方式

(五)有關可以減稅的資訊

 

基於贈送政策之必要性，不論是小型或大型的圖書館，一個完整的館藏發展政策，皆應將「贈書」的政策列為重要的項目。以下摘錄美國圖書館對贈送政策的一些重要原則^[[11]]：

(一)圖書館没有義務保留不符圖書館選書標準的任何贈送資料

(二)圖書館有權丟棄任何外觀上不良的贈送資料

(三)圖書館有權將複本資料提供其他機構或拍賣

(四)未被標準參考書索引或只有少收讀者利用的贈送期刊，圖

書館沒有義務保留過期卷期

(五)圖書館有權決定那些贈書係屬參考資料或可提供外借

(六)圖書館樂於接受贈書並表示感激之意

(七)所有贈書，在收到時均應給予謝函

(八)圖書館不為讀者評估贈書價值，以為減税之用

(九)贈書是否納入館藏應與採購的資料採用相同標準

 

伍、贈書之使用與評估

 

圖書館並不是一座藏書樓，圖書館應分析讀者使用館藏的情形，並藉由使用調查修正選書政策或淘汰館藏。^[[12]]由於圖書館多半無法預估贈送圖書的範圍或品質，贈送業務在館藏發展中很難事先規劃。加上因為可以免費獲得資料，有些圖書館對於贈書往往照單全收，未加選擇，此一做法不僅無益館藏發展，且造成處理無用資料的人力浪費，基於此故，圖書館實有必要針對贈書館藏進行使用評估。探討贈書館藏的使用情形，主要具有幾個目的：(一)從贈書的使用型態，辨認館藏的強弱，據以修正贈書的選擇原則；(二)找出罕用贈書館藏，進行移架或註銷。^[[13]]

 

流通紀錄是瞭解讀者使用館藏情形的一種具體依據，一般而言，圖書館可依流通紀錄分析外借圖書的主題類別、語言、出版年、借閱次數及分編日期等。Christiansen等人曾指出分析流通紀錄的目的有^[[14]]：

(一)找出罕用館藏，以便移至較少使用或較經濟儲存場所

(二)找出滿足佔流通量某百分比的核心館藏

(三)分析比較某主題之流通量在總流通量所佔比例及其在館藏

中所佔比例，以探討該主題資料的讀者使用型態

(四)瞭解館藏使用者的特質

 

總之，流通分析是圖書館評鑑館藏使用時一種經常使用的方法，分析流通紀錄可以幫助圖書館瞭解館藏的使用狀況。

 

陸、結論

 

根據以上敘述，提供以下數點作為圖書館推動贈送業務之參考：

(一)建立明確的贈書政策，並於圖書館網頁公告週知

由於贈送業務具有不確定性，在執行上也常衍生若干問題，為了避免照單全收，耗費作業成本，並擁有對贈書的全權處理權，圖書館應提出相關政策或辦法，以解決問題並避免爭議。其中包括對於贈書的接受方式、圖書館對贈書的處理原則、獎勵方式，以及購書捐款的收受方式及收據免稅用途等資訊。

 

(二)圖書館應積極發展贈書業務

贈送係增加館藏量、解決經費不足以及徵集灰色文獻及特色館藏的重要途徑，圖書館可透過請求贈送或捐款等方式來進行館藏的徵集。經由訂定贈書獎勵辦法，建立鼓勵民間及私人贈書之誘因，可落實贈書業務之永續發展。

 

(三)進行贈書館藏使用評估，以為贈書政策之修正參考

流通資料的統計分析，可以評鑑贈書館藏，使圖書館得以從贈書的使用型態，辨認館藏的強弱，並據以修正贈書的選擇或招募原則；此外，亦可從中找出罕用贈書館藏，進行移架或註銷工作。由於各類型圖書館多已採行自動化系統，藉由資訊系統的輔助，流通統計的分析將更易實施。